Chi phí đào tạo nhân viên là một khoản đầu tư quan trọng cho sự phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc xác định chi phí này một cách chính xác đòi hỏi sự xem xét kỹ lưỡng nhiều yếu tố khác nhau. Dưới đây là phân tích chi tiết về các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí đào tạo và cách tính toán chi phí này:
I. Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí đào tạo nhân viên:
1. Loại hình đào tạo:
Đào tạo nội bộ (In-house training):
Do doanh nghiệp tự tổ chức và thực hiện. Chi phí thường bao gồm:
Chi phí nhân sự: Lương của người đào tạo (có thể là quản lý, nhân viên có kinh nghiệm hoặc chuyên gia được thuê).
Chi phí tài liệu: Chi phí in ấn, biên soạn tài liệu, giáo trình, bài kiểm tra.
Chi phí cơ sở vật chất: Chi phí thuê địa điểm (nếu cần), chi phí sử dụng trang thiết bị (máy chiếu, máy tính, phần mềm…).
Chi phí quản lý: Chi phí quản lý lớp học, chi phí hành chính.
Đào tạo bên ngoài (External training):
Do doanh nghiệp thuê các tổ chức đào tạo, trung tâm hoặc chuyên gia bên ngoài thực hiện. Chi phí thường bao gồm:
Học phí: Chi phí trả cho khóa học, hội thảo, workshop.
Chi phí đi lại và ăn ở: Chi phí di chuyển và lưu trú cho nhân viên tham gia đào tạo (nếu địa điểm đào tạo ở xa).
Chi phí tài liệu: Một số khóa học có thể bao gồm chi phí tài liệu, nhưng cũng có thể phải mua riêng.
2. Nội dung đào tạo:
Đào tạo kỹ năng cứng (Hard skills):
Đào tạo về các kỹ năng chuyên môn, kỹ thuật, sử dụng phần mềm, máy móc… Chi phí có thể khác nhau tùy thuộc vào độ phức tạp của kỹ năng và công nghệ được sử dụng.
Đào tạo kỹ năng mềm (Soft skills):
Đào tạo về kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm, lãnh đạo, giải quyết vấn đề… Chi phí thường liên quan đến việc thuê chuyên gia hoặc sử dụng các chương trình đào tạo chuyên biệt.
Đào tạo hội nhập (Onboarding):
Đào tạo cho nhân viên mới về văn hóa công ty, quy trình làm việc, chính sách… Chi phí thường bao gồm chi phí nhân sự (người hướng dẫn), chi phí tài liệu và chi phí quản lý.
3. Số lượng nhân viên tham gia:
Số lượng nhân viên tham gia đào tạo càng lớn, tổng chi phí đào tạo càng cao. Tuy nhiên, chi phí trên mỗi nhân viên có thể giảm nếu áp dụng các hình thức đào tạo nhóm hoặc đào tạo trực tuyến.
4. Thời gian đào tạo:
Thời gian đào tạo càng dài, chi phí càng cao. Điều này bao gồm chi phí nhân sự (lương của người đào tạo và nhân viên tham gia), chi phí thuê địa điểm và chi phí cơ hội (thời gian làm việc bị mất).
5. Trình độ của người đào tạo:
Thuê chuyên gia đào tạo có kinh nghiệm và uy tín thường tốn kém hơn so với việc sử dụng nhân viên nội bộ hoặc các giảng viên mới vào nghề.
6. Địa điểm đào tạo:
Thuê địa điểm đào tạo bên ngoài (như trung tâm hội nghị, khách sạn) sẽ tốn kém hơn so với việc sử dụng không gian có sẵn trong công ty.
7. Hình thức đào tạo:
Đào tạo trực tiếp (Offline):
Tổ chức lớp học, hội thảo, workshop trực tiếp. Chi phí thường cao hơn do liên quan đến chi phí địa điểm, đi lại, ăn ở.
Đào tạo trực tuyến (Online):
Sử dụng các nền tảng học trực tuyến, webinar, video bài giảng. Chi phí thường thấp hơn do tiết kiệm được chi phí địa điểm và đi lại.
Đào tạo kết hợp (Blended learning):
Kết hợp giữa đào tạo trực tiếp và trực tuyến.
II. Cách tính chi phí đào tạo nhân viên:
1. Xác định mục tiêu đào tạo:
Xác định rõ mục tiêu đào tạo để lựa chọn nội dung và hình thức đào tạo phù hợp.
2. Lập kế hoạch đào tạo:
Lên kế hoạch chi tiết về nội dung, thời gian, địa điểm, đối tượng tham gia và người đào tạo.
3. Tính toán chi phí trực tiếp:
Chi phí nhân sự: Lương của người đào tạo (nếu là nhân viên nội bộ), chi phí thuê chuyên gia (nếu là đào tạo bên ngoài).
Chi phí tài liệu: Chi phí in ấn, biên soạn tài liệu, giáo trình, bài kiểm tra.
Chi phí cơ sở vật chất: Chi phí thuê địa điểm (nếu cần), chi phí sử dụng trang thiết bị (máy chiếu, máy tính, phần mềm…).
Chi phí đi lại và ăn ở: Chi phí di chuyển và lưu trú cho nhân viên tham gia đào tạo (nếu địa điểm đào tạo ở xa).
Học phí: Chi phí trả cho khóa học, hội thảo, workshop (nếu là đào tạo bên ngoài).
Chi phí quản lý: Chi phí quản lý lớp học, chi phí hành chính.
4. Tính toán chi phí gián tiếp:
Chi phí cơ hội: Thời gian làm việc bị mất của nhân viên tham gia đào tạo. Tính bằng cách nhân số giờ đào tạo với mức lương trung bình của nhân viên.
Chi phí hao mòn tài sản: Chi phí khấu hao tài sản sử dụng trong quá trình đào tạo (ví dụ: máy tính, máy chiếu).
5. Tổng chi phí đào tạo:
Tổng chi phí đào tạo = Chi phí trực tiếp + Chi phí gián tiếp.
6. Chi phí đào tạo trên mỗi nhân viên:
Chi phí đào tạo trên mỗi nhân viên = Tổng chi phí đào tạo / Số lượng nhân viên tham gia.
Ví dụ minh họa:
Một công ty có 20 nhân viên muốn đào tạo về kỹ năng bán hàng. Công ty quyết định thuê một chuyên gia bên ngoài để đào tạo trong 2 ngày (16 giờ).
Chi phí thuê chuyên gia: 10.000.000 VNĐ
Chi phí tài liệu: 500.000 VNĐ
Chi phí thuê địa điểm: 2.000.000 VNĐ
Chi phí cơ hội (lương trung bình của nhân viên là 50.000 VNĐ/giờ): 16 giờ x 20 nhân viên x 50.000 VNĐ/giờ = 16.000.000 VNĐ
Tổng chi phí đào tạo = 10.000.000 + 500.000 + 2.000.000 + 16.000.000 = 28.500.000 VNĐ
Chi phí đào tạo trên mỗi nhân viên = 28.500.000 / 20 = 1.425.000 VNĐ
Lưu ý:
Các con số trên chỉ mang tính chất tham khảo. Chi phí thực tế có thể khác nhau tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể.
Doanh nghiệp nên theo dõi và đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo để đảm bảo rằng khoản đầu tư này mang lại lợi ích thực sự.
Cân nhắc sử dụng các công cụ quản lý đào tạo (LMS) để theo dõi và quản lý chi phí đào tạo một cách hiệu quả hơn.
Hy vọng thông tin này hữu ích cho bạn!