Để tính bảng lương cho nhân viên một cách chi tiết, chúng ta cần xem xét nhiều yếu tố và tuân theo quy định của pháp luật hiện hành. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách tính bảng lương, bao gồm các bước và các khoản mục cần thiết:
I. Các Yếu Tố Cần Thiết Để Tính Lương:
1. Thông Tin Nhân Viên:
Họ và tên
Mã nhân viên
Chức danh/Vị trí công việc
Bộ phận làm việc
Số CMND/CCCD
Mã số thuế cá nhân (nếu có)
Thông tin về người phụ thuộc (nếu có)
Ngày bắt đầu làm việc
Hình thức trả lương (theo tháng, theo giờ, theo sản phẩm…)
Thông tin tài khoản ngân hàng (nếu trả lương qua tài khoản)
2. Thông Tin Về Lương Và Phụ Cấp:
Lương cơ bản (Lương chính):
Mức lương được thỏa thuận trong hợp đồng lao động.
Các khoản phụ cấp:
Phụ cấp ăn trưa
Phụ cấp xăng xe, điện thoại
Phụ cấp nhà ở
Phụ cấp trách nhiệm
Phụ cấp thâm niên
Các loại phụ cấp khác theo quy định của công ty
Các khoản trợ cấp:
Trợ cấp độc hại, nguy hiểm
Trợ cấp khu vực
Các loại trợ cấp khác (nếu có)
Các khoản bổ sung:
Tiền làm thêm giờ
Tiền thưởng (nếu có)
Các khoản thu nhập khác (nếu có)
3. Các Khoản Trừ Vào Lương:
Bảo hiểm xã hội (BHXH):
Tỷ lệ trích nộp: Người lao động đóng 8% trên tiền lương tháng đóng BHXH.
Bảo hiểm y tế (BHYT):
Tỷ lệ trích nộp: Người lao động đóng 1.5% trên tiền lương tháng đóng BHYT.
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN):
Tỷ lệ trích nộp: Người lao động đóng 1% trên tiền lương tháng đóng BHTN.
Thuế thu nhập cá nhân (TNCN):
(Nếu có)
Các khoản trừ khác:
Các khoản phạt (nếu có)
Các khoản tạm ứng (nếu có)
4. Số Ngày Công:
Số ngày công chuẩn trong tháng (thường là 26 ngày)
Số ngày công thực tế làm việc
Số ngày nghỉ phép (có lương)
Số ngày nghỉ không lương
Số giờ làm thêm (nếu có)
II. Các Bước Tính Lương Chi Tiết:
Bước 1: Tính Lương Thực Tế (Nếu Có Chấm Công):
Lương ngày công:
(Lương cơ bản + Các khoản phụ cấp tính đóng BHXH)/Số ngày công chuẩn
Lương thực tế:
Lương ngày công Số ngày công thực tế
Bước 2: Tính Tiền Làm Thêm Giờ (Nếu Có):
Tiền lương làm thêm giờ được tính theo quy định của pháp luật (Điều 98 Bộ Luật Lao động 2019). Công thức chung như sau:
Tiền lương làm thêm giờ = (Lương giờ thực trả của ngày làm việc bình thường) x Mức (%) làm thêm giờ x Số giờ làm thêm
Mức (%) làm thêm giờ:
Làm thêm giờ vào ngày thường: ít nhất 150%
Làm thêm giờ vào ngày nghỉ hàng tuần: ít nhất 200%
Làm thêm giờ vào ngày lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương: ít nhất 300%
Làm thêm giờ vào ban đêm: ít nhất 390% (bao gồm cả tiền làm thêm giờ vào ban ngày và tiền làm thêm giờ vào ban đêm)
Bước 3: Tính Các Khoản Phụ Cấp, Trợ Cấp và Bổ Sung:
Cộng tất cả các khoản phụ cấp, trợ cấp và bổ sung mà nhân viên được hưởng trong tháng.
Lưu ý: Xác định rõ khoản phụ cấp nào tính đóng BHXH, khoản nào không.
Bước 4: Tính Các Khoản Trích Nộp BHXH, BHYT, BHTN:
Tiền lương tháng đóng BHXH, BHYT, BHTN:
Bao gồm lương cơ bản và các khoản phụ cấp có tính chất lương (ví dụ: phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm). *Lưu ý: Không phải tất cả các khoản phụ cấp đều tính đóng BHXH. Bạn cần xem xét quy định cụ thể của từng loại phụ cấp.
BHXH:
Lương tháng đóng BHXH 8%
BHYT:
Lương tháng đóng BHYT 1.5%
BHTN:
Lương tháng đóng BHTN 1%
Bước 5: Tính Thuế Thu Nhập Cá Nhân (TNCN):
Đây là bước phức tạp nhất, cần tuân thủ theo Luật Thuế TNCN hiện hành.
Các bước tính TNCN:
1. Tính tổng thu nhập chịu thuế:
Tổng thu nhập chịu thuế = Lương thực tế + Các khoản phụ cấp chịu thuế + Các khoản thu nhập khác chịu thuế.
2. Tính các khoản giảm trừ:
Giảm trừ gia cảnh cho bản thân:
(Theo quy định hiện hành – ví dụ: 11 triệu đồng/tháng)
Giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc:
(Nếu có, theo quy định hiện hành – ví dụ: 4.4 triệu đồng/tháng/người phụ thuộc)
Giảm trừ các khoản đóng bảo hiểm, quỹ hưu trí tự nguyện:
(BHXH, BHYT, BHTN mà người lao động đóng)
Giảm trừ đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học:
(Nếu có chứng từ hợp lệ)
3. Tính thu nhập tính thuế:
Thu nhập tính thuế = Tổng thu nhập chịu thuế – Các khoản giảm trừ
4. Tính thuế TNCN phải nộp:
Sử dụng biểu thuế lũy tiến từng phần để tính thuế TNCN. Biểu thuế này có nhiều bậc, với mức thuế suất khác nhau (từ 5% đến 35%). Bạn cần tra cứu biểu thuế TNCN hiện hành để áp dụng đúng.
Công thức tổng quát:
Thuế TNCN = (Thu nhập tính thuế Thuế suất) – Số tiền giảm trừ tương ứng với bậc thuế. (Số tiền giảm trừ này cũng được quy định trong biểu thuế).
Bước 6: Tính Lương Thực Nhận:
Lương thực nhận = Lương thực tế + Các khoản phụ cấp, trợ cấp, bổ sung – BHXH – BHYT – BHTN – Thuế TNCN – Các khoản trừ khác (nếu có)
III. Ví Dụ Minh Họa:
Giả sử nhân viên A có các thông tin sau:
Lương cơ bản: 10.000.000 VNĐ
Phụ cấp ăn trưa: 730.000 VNĐ/tháng
Phụ cấp xăng xe: 500.000 VNĐ/tháng (không tính đóng BHXH)
Số ngày công thực tế: 26 ngày
Số ngày công chuẩn: 26 ngày
Có 1 người phụ thuộc
Không có thu nhập khác
Tính lương cho nhân viên A:
1. Lương thực tế:
10.000.000 VNĐ (vì số ngày công thực tế = số ngày công chuẩn)
2. Các khoản trích nộp BHXH, BHYT, BHTN:
Tiền lương tháng đóng BHXH, BHYT, BHTN: 10.000.000 + 730.000 = 10.730.000 VNĐ
BHXH: 10.730.000 8% = 858.400 VNĐ
BHYT: 10.730.000 1.5% = 160.950 VNĐ
BHTN: 10.730.000 1% = 107.300 VNĐ
3. Tính thuế TNCN:
Tổng thu nhập chịu thuế: 10.000.000 + 730.000 = 10.730.000 VNĐ (Phụ cấp xăng xe không tính vào thu nhập chịu thuế)
Các khoản giảm trừ:
Giảm trừ gia cảnh bản thân: 11.000.000 VNĐ
Giảm trừ gia cảnh người phụ thuộc: 4.400.000 VNĐ
Giảm trừ bảo hiểm: 858.400 + 160.950 + 107.300 = 1.126.650 VNĐ
Tổng các khoản giảm trừ: 11.000.000 + 4.400.000 + 1.126.650 = 16.526.650 VNĐ
Thu nhập tính thuế: 10.730.000 – 16.526.650 = -5.796.650 VNĐ (Âm, nghĩa là không phải nộp thuế TNCN)
4. Lương thực nhận:
10.000.000 + 730.000 + 500.000 – 858.400 – 160.950 – 107.300 – 0 = 10.103.350 VNĐ
IV. Lưu Ý Quan Trọng:
Luôn cập nhật các quy định của pháp luật:
Luật Lao động, Luật BHXH, Luật Thuế TNCN thường xuyên có sự thay đổi. Do đó, bạn cần theo dõi và cập nhật các quy định mới nhất để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật.
Tham khảo ý kiến của chuyên gia:
Nếu bạn không chắc chắn về cách tính lương hoặc các vấn đề liên quan đến pháp luật lao động, hãy tham khảo ý kiến của các chuyên gia tư vấn luật hoặc kế toán.
Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự và tính lương:
Các phần mềm này sẽ giúp bạn tự động hóa quá trình tính lương, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
Xây dựng quy chế lương rõ ràng:
Quy chế lương cần được xây dựng một cách minh bạch, công khai và được thông báo đến tất cả nhân viên. Quy chế này cần quy định rõ về các yếu tố cấu thành lương, các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản trừ vào lương, và các quy định khác liên quan đến lương thưởng.
Lưu trữ hồ sơ đầy đủ:
Cần lưu trữ đầy đủ các chứng từ liên quan đến việc tính lương, như hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng lương, chứng từ khấu trừ thuế TNCN, và các chứng từ khác.
Hy vọng hướng dẫn chi tiết này sẽ giúp bạn tính lương cho nhân viên một cách chính xác và hiệu quả. Chúc bạn thành công!